Freitag, 13. September 2013

Automatischer Versand von Reports

Die AHB Zeitwirtschaft Web bietet Ihnen die Möglichkeit, Reports als PDF- oder CSV-Datei automatisiert per Mail an ausgewählte Empfänger zu verschicken.

Im folgenden Beispiel wird der Report Summen + Salden verwendet, der eine Auswertung der Vormonatssalden von allen Personen erlaubt. Dieser Report soll monatlich an die Personalabteilung per Mail als PDF-Datei verschickt werden.

Damit der Report automatisch erstellt und per Mail verschickt werden kann, ist eine gespeicherte Selektion notwendig. Im Report muss daher die gewünschte Selektion einmal hinterlegt und abgespeichert werden:

Screenshot zum Vergrößern bitte anklicken.

Danach gelangen Sie mit einem Klick auf den Link automatische Erstellung anlegen zur Einplanung, in der die Konfiguration für den automatisierten Report hinterlegt wird:

Screenshot zum Vergrößern bitte anklicken.

Eigenschaften
Bei den Eigenschaften können Sie die Beschreibung des Reports ändern. Die Beschreibung wird u.a. im Betreff der Mail aufgeführt.

Einplanung
In diesem Abschnitt hinterlegen Sie wann (Datum/Zeit) und wie oft (Erneut nach) die automatische Erstellung des Reports stattfinden soll. Im aktuellen Beispiel soll der Report an jedem 15. eines Monats an die Personalabteilung verschickt werden.

Parameter
In das Eingabefeld Text 2 wird der Dateityp des automatisch erzeugten Reports definiert. Ein leerer Eintrag erzeugt immer eine PDF-Datei. Alternativ lässt sich über den Wert CSV eine CSV-Datei erzeugen. Die Mailadresse wird in das Eingabefeld Text 3 eingetragen; mehrere Mailempfänger werden durch ein Komma getrennt angegeben.

Nach dem Speichern der Angaben wird der Report ab sofort an jedem 15. eines Monats automatisch erzeugt und an die angegebene Mailadresse als PDF-Datei verschickt.

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